26 september 2026
Ziekteverzuim vraagt om snelle actie en nauwkeurigheid. Als werkgever ben je wettelijk aan zet met loondoorbetaling, re-integratie en dossiervorming, terwijl je ook privacyregels moet respecteren. In deze gids lees je precies wat je moet regelen volgens de wet- en regelgeving verzuim, met heldere stappen rondom de Wet verbetering poortwachter, Ziektewet, WIA en artikel 7:629 BW. Zo voorkom je loonsancties en bewaak je zowel de kosten als de kwaliteit van begeleiding. Wil je verdiepende context en praktische tips, lees dan Ziekteverzuim in het MKB: grip op kosten en risico’s.
Wet verbetering poortwachter: stappen en verplichtingen
De Wet verbetering poortwachter schrijft voor hoe jij en je medewerker samen aan re-integratie werken. Direct na ziekmelding schakel je je arbodienst of bedrijfsarts in. Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. In week 8 volgt het plan van aanpak met concrete afspraken over werkhervatting en interventies. Elke 6 weken evalueren jullie de voortgang en leggen dit vast in het re-integratiedossier. Rond week 42 meld je langdurig verzuim bij het UWV. In week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie met een bijgesteld plan voor jaar 2. Afhankelijk van de belastbaarheid werk je aan terugkeer in eigen werk of passend werk binnen je bedrijf (spoor 1). Lukt dat niet of onvoldoende, dan start je tijdig spoor 2 richting ander werk bij een andere werkgever. Het UWV toetst na 104 weken met de RIV-toets of jij en je medewerker voldoende inspanningen hebben geleverd. Ontbreken stappen of bewijzen, dan kan een loonsanctie volgen waarbij je tot 1 jaar extra loon moet doorbetalen. Zorg dus voor tijdige acties, medisch advies van de bedrijfsarts en een volledig dossier.
Loondoorbetaling bij ziekte (art. 7:629 BW)
Volgens artikel 7:629 BW betaal je tot 104 weken minimaal 70 procent van het loon door bij ziekte. In veel cao’s is dit in het eerste jaar aangevuld tot 100 procent en in het tweede jaar vaak 70 procent. In het eerste ziektejaar mag het loon niet onder het wettelijk minimumloon uitkomen, gerekend naar de contracturen. Je mag maximaal twee wachtdagen hanteren als je dat vooraf schriftelijk hebt vastgelegd. De loondoorbetalingsplicht kan (tijdelijk) stoppen als een medewerker niet meewerkt aan redelijke re-integratieafspraken, passende arbeid weigert, niet verschijnt bij de bedrijfsarts of de verzuimregels niet naleeft. Gaat het om opzet, dan is er geen recht op loon. Leg afspraken duidelijk vast, verwijs naar je verzuimprotocol en volg steeds het advies van de bedrijfsarts. Zo voldoe je aantoonbaar aan wet en regelgeving ziekteverzuim en voorkom je discussies over doorbetaling.
Ziekmelding en privacy: wat mag je vragen en vastleggen
Bij ziekmelding vraag je alleen naar informatie die je nodig hebt om verzuim te registreren en werk te organiseren. Toegestane gegevens zijn onder meer het telefoonnummer en verblijfadres, de vermoedelijke duur van de afwezigheid, lopende afspraken of deadlines, en of er sprake is van een arbeidsongeval of aansprakelijke derde. Je vraagt niet naar diagnose of specifieke klachten. Medische gegevens mag alleen de bedrijfsarts verwerken. Bij arbeidsongevallen kan een werknemersschadeverzekering uitkomst bieden bij de afhandeling van schade en preventie. Koppel de ziekmelding direct aan je arbodienst of bedrijfsarts en registreer beknopt wat zakelijk nodig is. Volg je eigen verzuimprotocol en de AVG-richtsnoeren: werk met beperkte toegang tot dossiers, houd bewaartermijnen aan en leg vast wie wat doet. Zo combineer je zorgvuldige begeleiding met naleving van privacyregels binnen de verzuim wet en regelgeving.
Re-integratie in de praktijk: spoor 1 en spoor 2
Re-integratie begint bij wat wél kan. Met het belastbaarheidsadvies van de bedrijfsarts maak je afspraken over tijdelijke aanpassingen zoals andere taken, minder uren, een aangepast rooster of hulpmiddelen. In spoor 1 kijk je eerst naar eigen werk of ander passend werk binnen je organisatie. Als duidelijk wordt dat terugkeer intern niet haalbaar is, start je tijdig spoor 2 en onderzoek je mogelijkheden bij een andere werkgever. Elke afspraak leg je vast in het plan van aanpak en het re-integratiedossier, inclusief evaluaties en rapportages. Houd de voortgang inzichtelijk: planning, doelen, uitgevoerde interventies, contactmomenten en resultaten. Zo toon je bij de RIV-toets aan dat je serieus hebt gewerkt aan re-integratie en beperk je het risico op een loonsanctie.
Ziektewet: voor wie en wanneer?
De Ziektewet is een vangnetregeling voor situaties waarin loondoorbetaling door een werkgever ontbreekt of aanvullend geregeld is. Denk aan medewerkers die ziek uit dienst gaan na een tijdelijk contract, uitzendkrachten, oproepkrachten met een fictief dienstverband of bepaalde no-riskgroepen. Ook bij zwangerschap en bevalling of bij orgaandonatie kan ZW van toepassing zijn. Soms is er sprake van eigenrisicodragerschap ZW, waarbij jij als werkgever de uitkering en begeleiding (deels) zelf organiseert. De maximale duur is meestal 104 weken, waarbij het UWV toetst of re-integratiekansen zijn benut. Zorg voor tijdige aan- en afmeldingen en stem het traject af met je arbodienst of casemanager, zodat rechten en plichten helder zijn en er geen uitkeringsgaten ontstaan.
WIA na 2 jaar ziekte: WGA en IVA
Na 104 weken ziekte beoordeelt het UWV de arbeidsongeschiktheid voor de WIA. Bij minimaal 35 procent arbeidsongeschiktheid kan een medewerker in de WIA instromen. Er zijn twee routes. IVA is voor volledig en duurzaam arbeidsongeschikten, met een hogere en stabielere uitkering. WGA is voor gedeeltelijk of niet-duurzaam volledig arbeidsongeschikten en stimuleert terugkeer naar werk. De verzekeringsarts en arbeidsdeskundige bepalen de mate van arbeidsongeschiktheid op basis of en hoeveel iemand nog kan verdienen. Als werkgever moet je het re-integratieverslag opleveren. Heeft het UWV onvoldoende inspanningen geconstateerd, dan volgt meestal een loonsanctie en ga je door met re-integratie en loondoorbetaling voordat WIA-instroom aan de orde is.
Geschil of twijfel? Second opinion en deskundigenoordeel
Bij verschil van inzicht kun je verschillende waarborgen inzetten. Een second opinion vraag je aan bij een andere bedrijfsarts als jij of je medewerker twijfelt aan het advies van de eigen bedrijfsarts. Voor een onafhankelijk oordeel over re-integratie-inspanningen, passend werk of arbeids(on)geschiktheid kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Leg de uitkomst vast in het dossier en vertaal deze naar concrete vervolgafspraken. Bij hardnekkige conflicten kan uiteindelijk de kantonrechter worden ingeschakeld, maar in de praktijk lossen duidelijke documentatie, tijdige afstemming en onafhankelijk advies de meeste situaties op. Voor juridische ondersteuning bij arbeidsrechtelijke geschillen rond verzuim is een zakelijke rechtsbijstandverzekering waardevol.
Verzuimverzekering: financiële zekerheid en ondersteuning
Loondoorbetaling, interventies en casemanagement kunnen financieel en organisatorisch zwaar wegen. Met een verzuimverzekering dek je de loondoorbetalingsplicht en kun je vaak arbodienstverlening en snelle interventies meeverzekeren. Zakelijkeverzekering.nl vergelijkt onafhankelijk bij tientallen verzekeraars en helpt je een pakket samen te stellen dat aansluit op je sector, cao en risicoprofiel. Aanvullend kun je risico’s rondom personeel breder afdekken met overige personeelsverzekeringen. Wil je weten wat past bij jouw bedrijf of direct een premie-indicatie ontvangen, neem dan contact op voor gratis en vrijblijvend advies.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen over zakelijke verzekeringen? Onze adviseurs beantwoorden ze graag persoonlijk. Staat jouw vraag er niet tussen? Bel, mail of WhatsApp ons direct – je krijgt altijd iemand aan de lijn.
Je medewerker meldt zich zo snel mogelijk ziek volgens je verzuimprotocol. Jij schakelt direct je arbodienst of bedrijfsarts in en registreert alleen noodzakelijke gegevens zoals bereikbaarheid, verwachte duur en beperkingen in het werk. Diagnose vraag je niet, medische informatie loopt via de bedrijfsarts. Duurt het verzuim 42 weken, dan doe je een 42e-weeksmelding bij het UWV. Je onderhoudt regelmatig contact, plant spreekuren bij de bedrijfsarts en legt afspraken vast in het plan van aanpak. Tijdigheid, privacy en dossiervorming zijn cruciaal om te voldoen aan wet- en regelgeving verzuim.
Artikel 7:629 BW regelt loondoorbetaling bij ziekte. Als werkgever betaal je tot 104 weken ten minste 70 procent van het loon, met in het eerste jaar minimaal het wettelijk minimumloon naar rato van de arbeidsduur. In cao’s kan een hoger percentage zijn afgesproken. Je mag wachtdagen hanteren als dat schriftelijk is vastgelegd. Het recht op loon kan vervallen bij onvoldoende meewerken aan re-integratie, het weigeren van passende arbeid, het niet naleven van redelijke controlevoorschriften of bij opzet.
De werknemer meldt zich tijdig ziek, blijft bereikbaar en werkt actief mee aan re-integratie. Hij of zij verschijnt op afspraken bij de bedrijfsarts, verstrekt informatie over functionele mogelijkheden en accepteert passende arbeid als de bedrijfsarts die mogelijk acht. Ook volgt de werknemer redelijke voorschriften zoals het plan van aanpak en evaluatiemomenten. Bij onvoldoende medewerking kan het loon worden stopgezet en kan het UWV sancties opleggen.
Er is geen maximum aantal dagen dat iemand ziek mag zijn. De belangrijkste grens ligt bij 104 weken. In die periode geldt loondoorbetaling en worden re-integratiestappen gezet. Daarna toetst het UWV de WIA-geschiktheid. Werkgevers mogen maximaal twee wachtdagen hanteren waarin geen loon wordt betaald, mits vooraf vastgelegd. Focus tijdens de hele periode op wat mogelijk is, goede dossiervorming en tijdige acties volgens de Wet verbetering poortwachter.
Zo voldoe je aan wet en regelgeving verzuim, borg je een zorgvuldig proces en houd je grip op kosten en doorlooptijden. Wil je hulp bij het beperken van je financiële risico’s en het inkopen van arbodienstverlening, vraag dan vrijblijvend advies aan bij Zakelijkeverzekering.nl.